Сервис учета сделок и времени для «Аудит и Консалтинг»

Сервис, который упорядочивает проекты, автоматизирует согласование работ и увеличивает средний чек

Дизайн и разработка сайта — Атвинта

Мы разработали сервис единого учета всех дел по оценке ущерба. В нем структурированы задачи по каждому делу — таймшиты.

Раньше весь учет дел и отчет по задачам у нашего заказчика велся в email-переписке. В результате часть информации терялась, возникали долгие согласования, а компания недополучала деньги.

Теперь сотрудники «Аудит и Консалтинг» непосредственно в интерфейсе сервиса замеряют время работы с помощью встроенного таймера, прикрепляют документы по проекту и выгружают отчеты в конце месяца. Клиент-страховщик видит весь процесс работы в реальном времени, оперативно согласовывает или обсуждает работы.

Результат — с виду простое и понятное веб-решение, под капотом которого сложная индивидуальная разработка под бизнес-процессы заказчика.

На первый взгляд процесс взаимодействия заказчика с их клиентами казался очевиден: исполнитель закрывает задачу, клиент получает уведомление на почту, проверяет работы, согласовывает или дополняет комментарием.

Однако такое «решение в лоб» не уводит от основной проблемы в согласовании. Сложно отслеживать, какие работы согласованы или отвергнуты, а какие — переданы на согласование недавно и еще не просмотрены. Уведомления копятся на почте, клиент не согласовывает работы вовремя, возникает путаница.

В интервью с заказчиком выяснили, как взаимодействуют сотрудники «Аудит и Консалтинг» с клиентами, кто будет пользоваться веб-сервисом и какие функции нужны для работы.

Избежать неудобств при согласовании помогает пошаговая система. Мы разбили процесс на 4 этапа, каждый длится неделю.

Первую и вторую недели после старта проекта сотрудники исполнителя вносят в дела информацию и дополняют таймшиты. В первый день третьей недели клиенту компании «Аудит и Консалтинг» автоматически приходит уведомление: необходимо согласовать работы. Уведомление всплывает в интерфейсе системы и дублируется на почту.

Так мы исключили ситуации, когда материалы прикреплены не полностью, а куратор от клиента уже отклонил таймшит и отказался платить за проделанную работу.

Дополнительный нюанс поэтапного согласования: ни одна задача к концу месяца не остается «повисшей». Для этого предусмотрели автоматическое согласование, если в течение третьей недели куратор клиента не отправил таймшит на доработку или не согласовал сам.

В интерфейсе клиенту и исполнителю задачи важно оперативно видеть статус по всем своим делам: что готово и ожидает согласования, что согласовано или оплачено, что отклонено и требует уточнения.

Визуально дифференцировали задачи цветной маркировкой в зависимости от статуса. Так проще ориентироваться в большом количестве информации.

При проектировании интерфейса мы опирались на особенности использования продукта.

Пользователям сервиса важно оперативно находить дела, создавать задачи и регистрировать время работы. В интерфейсе продукта мы оставили только те элементы, которые помогают в достижении пользовательских целей и не отвлекают от задач.

В нем нет эмоциональной и высокохудожественной составляющей. Он полностью основан на бизнес-логике рабочих процессов у заказчика.

Особое внимание уделили навигации по проектам и задачам. Это позволяет минимизировать затраты времени на переключение между вкладками и окнами внутри интерфейса.

В сервисе предусмотрено разделение по функциям в зависимости от роли пользователя и прав доступа: кураторы страховой компании, руководители и исполнители — сотрудники «Аудит и Консалтинг».

Куратор страховой компании формирует дело, прикладывает описание и сопровождающие документы. Когда работы выполнены куратор согласовывает дела или запрашивает уточнения. Он не может вносить правки в дела и таймшиты.

Руководители компании «Аудит и Консалтинг» распределяют на исполнителей задачи для дел в статусе «Заявка». В конце периодавыгружают отчеты по всем делам.

Также руководитель добавляет компании клиентов, создает структуру подчиненности для каждой фирмы, добавляют новых пользователей. В сервисе хранится вся информация о клиентах: юридические и платежные реквизиты, управленческая структура, информация о сотрудниках, которые работают с сервисом.

Также руководитель добавляет новых сотрудников-исполнителей и выдает права доступа.

Сотрудники-исполнители создают таймшиты в рамках дела, ведут учет времени с помощью встроенного таймера, смотрят статистику и формируют отчеты по своим делам.

Пользователям доступны дела в зависимости от прав доступа. Для оперативного поиска дел разработана система фильтрации по множеству параметров.

Система согласования проектов напрямую влияет, сколько денег получит компания. По каждому отдельному делу в конце месяца система формирует счет. В него автоматически включаются работы, которые согласованы, но не оплаченные в предыдущем периоде.

В сервисе хранится информация о тысячах страховых случаев, включая финансовые и персональные данные страхователей. Такие сведения — конфиденциальны. Мы учли особые требования к цифровой безопасности проекта и обеспечили защиту от всех методов взлома, известных на момент реализации.

Система оснащена безопасным хранением паролей и защитой авторизации пользователей, что исключает похищение авторизационных данных и вход в систему от его имени. Реализована безопасная передача данных, которая предотвращает перехват конфиденциальных сведений. Сервис защищен от внедрения шпионских кодов и утечки информации из базы данных.

Сервис разработан под индивидуальные задачи заказчика на фреймворке Laravel. Такая разработка занимает больше времени и подвластна только опытным специалистам. Зато сервис полностью адаптирован под особенности бизнес-процессов заказчика, и продукт возможно дорабатывать в будущем.

Оценщики нашего заказчика уже работают с сервисом. Доступ — только для сотрудников компании и кураторов от их клиента-страховщика.

В первый же месяц после внедрения сервиса «Аудит и Консалтинг» увеличили средний чек сделки. Повысилась скорость согласования работ, а сотрудники стали тратить меньше времени на доработки по таймшитам.

Клиент заказчика — крупный федеральный страховщик — работает с несколькими компаниями-оценщиками. Задача по разработке собственного подобного сервиса была поставлена каждой из этих компаний. По отзыву страховой компании веб-сервис «Аудит и Консалтинг» признан самой удобной системой учета и согласования работы среди всех продуктов, созданных подрядчиками страховщика.